In der Mailflut, die die meisten Empfänger täglich erreicht, kann es passieren, dass Post untergeht. Viele Absender erwarten aber nach einer Mail eine zeitnahe Reaktion. Zumindest bei wichtigen Absendern können Sie sicherstellen, dass Sie von der Mail auch Notiz nehmen.

Leichter klappt das, wenn Sie eine zusätzliche Benachrichtigung festlegen. Und so geht’s: Öffnen Sie eine beliebige Mail des betreffenden Absenders, also etwa Ihres Chefs. Wählen Sie aus dem Menü den Eintrag „Aktionen, Regel erstellen“, und aktivieren Sie die erste Option mit dem Namen des Absenders. Zusätzlich können Sie „Gewählten Sound wiedergeben“ markieren und eine andere Sounddatei auswählen.

Klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Erweiterte Optionen“, und nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor: Im ersten Fenster bestätigen Sie die vorgegebene Bedingung mit „Weiter“, im zweiten Fenster markieren Sie den Eintrag „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“. Bevor Sie ins nächste Fenster wechseln, klicken Sie in der unteren Fensterhälfte auf den Link „diesen Text“ und geben den gewünschten Text ein, etwa „Hier kommt Post vom Chef!“. Danach aktivieren Sie die Regel mit einem Klick auf „Fertigstellen“.
In Zukunft sehen Sie, wenn Sie Post von dem betreffenden Absender erhalten, ein Benachrichtigungsfenster, in dem seine Mails mit Betreff und Uhrzeit aufgelistet sind. Die Desktopbenachrichtigung („Extras, Optionen, Einstellungen, E-Mail-Optionen, Erweiterte E-Mail-Optionen, Desktopbenachrichtigungen anzeigen“) zeigt Outlook nur für kurze Zeit an. Dagegen bleibt das Benachrichtigungsfenster so lange offen, bis Sie es selbst schließen.